Terkadang Keputusan ERP Termahal Adalah Mengganti Sistem yang Tepat karena Alasan yang Salah
Keputusan ERP sering dimulai dari pertanyaan sederhana:
“Berapa biaya ERP ini?”
Namun pertanyaan tersebut dapat menyesatkan.
Kami pernah mendampingi perusahaan yang mempertimbangkan mengganti ERP yang telah digunakan dengan baik sejak 2018. Sistem tersebut stabil, pengguna sudah terbiasa, proses bisnis telah dibangun di sekitarnya, data historis tersimpan di dalamnya, dan organisasi memiliki pengalaman bertahun-tahun dalam mengoperasikannya.
Alternatif yang diusulkan tampak lebih murah. Sekilas perhitungannya sederhana:
Biaya perangkat lunak lebih rendah = biaya ERP lebih rendah.
Namun keputusan ERP jarang sesederhana itu.
Penggantian bukan hanya membeli perangkat lunak lain. Proyeknya dapat mencakup implementasi, konfigurasi, migrasi data, pengujian, pelaporan, integrasi, pelatihan pengguna, perubahan proses, manajemen perubahan, dan usaha internal yang besar.
Panduan ROI ERP dari SAP merekomendasikan evaluasi total biaya kepemilikan untuk sistem yang ada dan sistem pengganti—bukan hanya membandingkan harga perangkat lunak. Kerangkanya mencakup infrastruktur, perangkat lunak, implementasi, biaya personel berkelanjutan, serta manfaat dalam horizon beberapa tahun.
Hal itu mengubah pertanyaan sepenuhnya.
Alih-alih bertanya:
“ERP mana yang lebih murah?”
pertanyaan yang lebih baik adalah:
“Pilihan mana yang menciptakan hasil bisnis lebih baik?”
Ketika “Lebih Murah” Menjadi Pertanyaan yang Salah
Harga perangkat lunak terlihat jelas. Gangguan bisnis tidak.
Saat mengevaluasi ERP baru, perusahaan mudah membandingkan biaya lisensi atau langganan tahunan sistem lama dengan sistem baru. Jika angka sistem baru lebih kecil, sistem itu tampak lebih murah.
Namun perbandingan tersebut mengabaikan banyak bagian proyek:
- jasa implementasi
- konfigurasi sistem
- migrasi dan pembersihan data
- pembangunan ulang laporan
- pengembangan integrasi
- pengujian
- pelatihan pengguna
- dokumentasi
- perancangan ulang proses
- manajemen perubahan
- waktu tim proyek internal
- penurunan produktivitas sementara
- dukungan setelah go-live
Biaya-biaya ini tidak selalu terlihat ketika yang dibandingkan hanya harga perangkat lunak tahunan.
Penggantian ERP secara mendasar lebih luas daripada upgrade. Proyeknya dapat melibatkan pemilihan vendor, implementasi, migrasi data, desain ulang proses, dan manajemen perubahan.
Lisensi yang lebih murah dapat menghasilkan proyek yang lebih mahal.
ERP yang Ada Sudah Mengandung Investasi Bisnis
Salah satu hal yang paling mudah terlewat adalah seluruh nilai yang telah dibangun bisnis di sekitar ERP yang digunakan.
ERP yang telah berjalan selama bertahun-tahun dapat mengandung nilai jauh lebih besar daripada biaya perangkat lunaknya saat ini.
Data bisnis
Transaksi, pelanggan, pemasok, produk, harga, catatan keuangan, dan sejarah operasional selama bertahun-tahun.
Proses bisnis
Alur kerja yang telah terbentuk dan dipahami pengguna.
Konfigurasi sistem
Pengaturan, izin akses, alur persetujuan, struktur dokumen, laporan, serta konfigurasi yang dibangun dari waktu ke waktu.
Integrasi
Koneksi dengan sistem akuntansi, POS, gudang, e-commerce, perbankan, dan aplikasi bisnis lain.
Pengetahuan pengguna
Karyawan yang telah memahami cara menjalankan pekerjaan hariannya.
Pengalaman organisasi
Orang-orang yang memahami kemampuan sistem, lokasi masalah, dan cara mengatasinya.
Semua ini merupakan investasi bisnis yang telah terakumulasi.
Mengganti ERP tidak otomatis mempertahankan investasi tersebut. Sebagian harus dimigrasikan, sebagian dibangun ulang, sebagian dirancang kembali, dan sebagian mungkin hilang.
Apakah ERP-nya Bermasalah—atau Implementasinya?
Ini adalah salah satu pertanyaan terpenting.
Ketika karyawan mengeluhkan ERP, kesimpulan yang cepat sering kali adalah: “ERP ini tidak cukup baik.”
Padahal masalah sebenarnya mungkin berada di tempat lain:
- sistem tidak pernah dikonfigurasi dengan tepat
- pengguna tidak pernah dilatih secara memadai
- fitur yang tersedia tidak digunakan
- proses bisnis menjadi terlalu rumit
- laporan dibangun berdasarkan kebiasaan lama
- kualitas data menurun
- integrasi dirancang dengan buruk
- solusi sementara manual menumpuk
- perusahaan berubah, tetapi konfigurasi ERP tidak ikut berubah
Dalam situasi seperti ini, mengganti perangkat lunak mungkin menyelesaikan sebagian masalah, tetapi juga dapat membawa masalah lama ke sistem baru.
ERP baru tidak otomatis menciptakan proses bisnis baru. Jika organisasi membawa persetujuan yang tidak perlu, spreadsheet, input ganda, solusi sementara, dan tanggung jawab yang tidak jelas ke sistem baru, perusahaan hanya menciptakan versi lebih baru dari masalah yang sama.
Karena itu, optimasi ERP perlu dipertimbangkan sebelum penggantian dianggap sebagai jawaban otomatis.
Terkadang Sistem Memiliki Kapabilitas yang Belum Digunakan Bisnis
Kami juga sering menemukan sistem yang kurang dimanfaatkan.
Perusahaan mungkin menganggap ERP kekurangan fungsi, padahal fungsi tersebut sebenarnya tersedia tetapi belum digunakan secara efektif.
“Kita membutuhkan spreadsheet lain untuk mengelola ini.”
Mungkin. Atau ERP sebenarnya memiliki kemampuan pelaporan atau alur kerja yang belum dikonfigurasi.
“Kita membutuhkan sistem lain untuk proses ini.”
Mungkin. Atau ERP yang ada dapat mendukungnya melalui konfigurasi atau integrasi yang lebih baik.
“ERP ini tidak bisa melakukannya.”
Mungkin benar. Namun sebelum menyimpulkan demikian, pahami terlebih dahulu apa yang sebenarnya mampu dilakukan sistem tersebut.
Penilaian yang tepat dapat jauh lebih berharga daripada langsung memulai proses pemilihan ERP baru.
Biaya Sebenarnya dari Memulai Kembali
Bayangkan dua pilihan ERP.
Pilihan A—Melanjutkan dan Mengoptimalkan
Bisnis telah memiliki:
- ERP yang sudah diimplementasikan
- data historis
- proses yang telah terbentuk
- pengguna terlatih
- laporan yang tersedia
- integrasi yang berjalan
- konfigurasi yang ada
- pengetahuan operasional
Investasi untuk upgrade, dukungan, peningkatan, integrasi, atau optimasi proses mungkin tetap diperlukan. Namun fondasinya sudah ada.
Pilihan B—Mengganti
Bisnis mungkin memerlukan:
- perangkat lunak baru
- implementasi baru
- konfigurasi baru
- migrasi dan pembersihan data
- laporan baru
- pembangunan ulang integrasi
- pengujian
- pelatihan pengguna
- dokumentasi
- perancangan ulang proses
- manajemen perubahan
- sumber daya proyek internal
- dukungan setelah go-live
ERP baru dapat memberikan manfaat besar, tetapi manfaat itu harus membenarkan biaya untuk mencapainya.
Karena itu, penggantian ERP harus dinilai sebagai proyek transformasi bisnis, bukan sekadar keputusan pembelian perangkat lunak.
Apa yang Terjadi dalam Pendampingan Klien Kami?
Dalam salah satu pendampingan, sebuah perusahaan telah menggunakan sistem SAP ERP sejak 2018. Sistem tersebut telah tertanam di organisasi, dipahami pengguna, mendukung proses bisnis, dan menopang operasi berjalan.
Platform ERP lain terlihat menarik karena biaya perangkat lunaknya lebih rendah. Di atas kertas, penggantian tampak menghasilkan penghematan tahunan.
Namun perbandingan menjadi lebih kompleks ketika kami melihat melampaui harga perangkat lunak. ERP yang ada mewakili bertahun-tahun implementasi, konfigurasi, data, pengembangan proses, pemahaman pengguna, dan pengalaman operasional.
Penggantian berarti memulai siklus implementasi baru. Karena itu, bisnis perlu bertanya:
Apa yang harus dimigrasikan?
Laporan mana yang perlu dibuat ulang?
Integrasi mana yang harus dibangun kembali?
Berapa banyak pelatihan pengguna yang diperlukan?
Proses bisnis mana yang akan berubah?
Berapa banyak waktu internal yang akan digunakan?
Dan yang terpenting:
Masalah bisnis apa yang dapat diselesaikan ERP baru tetapi tidak dapat diselesaikan dengan memperbaiki ERP yang ada?
Jika alasan utama penggantian hanya biaya perangkat lunak tahunan yang lebih rendah, bisnis mungkin belum memiliki kasus bisnis yang lengkap.
Cara yang Lebih Baik untuk Membandingkan Pilihan ERP
Alih-alih membandingkan biaya tahunan perangkat lunak saja, bandingkan kasus bisnis sepanjang waktu.
Tujuan perbandingan ini bukan otomatis memenangkan ERP yang ada, melainkan membuat perbandingan sebenarnya terlihat.
Penggantian dapat menciptakan nilai lebih besar. Namun nilainya harus diidentifikasi secara konkret.
Kapan Penggantian ERP Memang Masuk Akal?
Ada situasi ketika penggantian ERP layak dipertimbangkan secara serius.
ERP tidak lagi mendukung bisnis
Operasi perusahaan telah berkembang melampaui kemampuan platform yang ada.
Sistem menciptakan lebih banyak pekerjaan daripada yang dihilangkannya
Karyawan sangat bergantung pada spreadsheet, rekonsiliasi manual, input ganda, dan solusi sementara karena ERP tidak lagi mampu mendukung proses penting.
Biaya pemeliharaan terus meningkat
Biaya pemeliharaan, kustomisasi, infrastruktur, dukungan, dan integrasi dapat membuat keberlanjutan sistem tidak menarik.
Teknologi telah mencapai batas praktis
Sistem mendekati akhir masa dukungan sehingga menciptakan risiko teknis, keamanan, infrastruktur, atau kepatuhan.
Bisnis membutuhkan kapabilitas yang benar-benar berbeda
Perusahaan mungkin memasuki pasar baru, menggabungkan banyak entitas, mengubah model operasi, atau menjalankan transformasi yang tidak dapat didukung secara wajar oleh ERP saat ini.
Kuncinya adalah bisnis memiliki alasan penggantian yang lebih kuat daripada sekadar menemukan langganan perangkat lunak yang lebih murah.
Lima Pertanyaan Sebelum Mengganti ERP
1. Apakah ERP saat ini benar-benar gagal memenuhi kebutuhan bisnis?
Identifikasi kesenjangan spesifik. Bukan sekadar “pengguna tidak menyukainya”, tetapi “kebutuhan bisnis mana yang tidak dapat didukung?”
2. Apakah masalahnya berasal dari perangkat lunak—atau cara kita menggunakannya?
Pisahkan keterbatasan sistem dari masalah proses, konfigurasi, pelatihan, kualitas data, integrasi, dan kebiasaan pengguna.
3. Apa saja yang harus dibangun kembali?
Petakan data, laporan, integrasi, alur kerja, konfigurasi, dokumentasi, pengetahuan pengguna, dan proses bisnis. Kemudian perkirakan usaha untuk mereproduksi atau meningkatkannya.
4. Berapa total biaya selama lima tahun ke depan?
Jangan membandingkan satu tahun langganan dengan satu tahun langganan lainnya. Bandingkan biaya kepemilikan dan implementasi secara menyeluruh dalam horizon perencanaan yang wajar.
Kerangka ROI ERP SAP secara khusus menyarankan penilaian biaya dan manfaat kedua sistem selama beberapa tahun, termasuk implementasi, konversi data, pelatihan, infrastruktur, perangkat lunak, dan personel berkelanjutan.
5. Nilai bisnis apa yang diberikan penggantian yang tidak dapat diberikan optimasi?
Jika ERP baru memungkinkan peningkatan bisnis yang signifikan, investasinya mungkin layak. Namun bila manfaat utamanya hanya penghematan biaya perangkat lunak beberapa juta rupiah per tahun, hitung berapa lama penghematan itu menutup biaya dan gangguan proyek penggantian.
Selamatkan Sebelum Mengganti
Di SDN, keputusan ERP harus dimulai dari masalah bisnis—bukan brosur perangkat lunak.
NILAI
Pahami apa yang bekerja, apa yang tidak, dan penyebabnya.
SEDERHANAKAN
Hilangkan kerumitan proses yang tidak perlu sebelum mereproduksinya di sistem lain.
OPTIMALKAN
Perbaiki konfigurasi, alur kerja, pelaporan, integrasi, data, dan adopsi pengguna bila memungkinkan.
PUTUSKAN
Setelah memahami kesenjangan sebenarnya, tentukan apakah bisnis perlu melanjutkan, meningkatkan versi, mengoptimalkan, atau mengganti.
Pendekatan ini tidak menganggap ERP yang ada selalu merupakan jawaban yang tepat. Pendekatan ini memastikan keputusan dibuat berdasarkan bukti, bukan asumsi.
Tujuannya Bukan Mempertahankan ERP Lama, Melainkan Membuat Keputusan Bisnis yang Tepat
Penggantian ERP dapat menjadi keputusan yang benar. Namun harga perangkat lunak yang lebih rendah bukan kasus bisnis yang cukup.
Jika ERP yang ada stabil, dipahami pengguna, dan mampu mendukung bisnis, pertanyaan pertama tidak selalu harus:
“ERP lebih murah apa yang dapat menggantikannya?”
Pertanyaannya mungkin:
“Apa yang diperlukan agar sistem yang kita miliki bekerja lebih baik?”
Jawabannya dapat berupa ERP baru, konfigurasi lebih baik, perbaikan proses, integrasi lebih baik, pelatihan dan adopsi pengguna, atau penggunaan sistem yang lebih efektif.
ERP yang stabil harus diganti karena alasan bisnis yang terbukti—bukan sekadar karena ERP lain memiliki harga langganan lebih rendah.
Keputusan ERP paling cerdas tidak selalu berarti memulai kembali. Terkadang, keputusan terbaik adalah menyelamatkan apa yang sudah bekerja.
Referensi
SAP, Calculating the ROI in ERP: Legacy ERP vs. a New ERP System? Kerangka ini menyarankan perbandingan biaya dan manfaat yang lengkap antara sistem yang ada dan sistem pengganti selama setidaknya lima tahun. Lembar kerja perhitungan ROI ERP SAP
Bagaimana SDN Dapat Membantu
Sedang mempertimbangkan penggantian ERP?
Sebelum berkomitmen pada sistem baru, SDN dapat membantu menilai kondisi saat ini, menemukan kesenjangan bisnis yang sebenarnya, mengevaluasi peluang optimasi, dan membangun kasus bisnis yang lebih jelas untuk langkah berikutnya.
Apakah jawaban yang tepat adalah mengoptimalkan, meningkatkan versi, mengintegrasikan, atau mengganti, keputusan harus dimulai dari masalah bisnis.
Mari selesaikan masalah bisnis sebelum memilih perangkat lunak.
SDN — Simplify. Deliver. Nurture.