Otomasi terdengar seperti jawaban yang tepat.
Kurangi pekerjaan manual. Hubungkan sistem. Hilangkan spreadsheet. Biarkan perangkat lunak menangani pekerjaan berulang.
Namun, ada satu masalah.
Otomasi tidak otomatis membuat bisnis lebih efisien.
Jika sebuah proses membutuhkan lima persetujuan, tiga spreadsheet, dua sistem, dan seseorang yang tugas utamanya menyalin informasi dari satu tempat ke tempat lain, memasukkan proses tersebut ke dalam perangkat lunak tidak menyelesaikan masalah dasarnya.
Otomasi hanya membuat kerumitannya berjalan lebih cepat.
Itulah sebabnya penyederhanaan proses bisnis seharusnya dilakukan sebelum otomasi ERP.
Jebakan Otomasi
Lebih cepat tidak selalu berarti lebih baik
Bayangkan proses penjualan yang berjalan seperti ini:
Penjualan → Spreadsheet → Email → Persetujuan → Spreadsheet → Keuangan → ERP
Setiap langkah mungkin memiliki alasan.
Seseorang perlu memeriksa harga.
Orang lain perlu menyetujui diskon.
Tim keuangan membutuhkan informasinya.
Karyawan lain memasukkannya ke ERP.
Prosesnya berjalan.
Namun, apakah proses tersebut memang harus berjalan seperti itu?
Sekarang bayangkan proses setelah disederhanakan:
Penjualan → Alur Kerja ERP → Persetujuan → Keuangan
Bukan teknologi yang menciptakan perbaikannya.
Prosesnya diperbaiki terlebih dahulu. Teknologi hanya memudahkan pelaksanaan proses yang telah diperbaiki.
Digital tidak otomatis berarti efisien
Mengubah formulir manual menjadi formulir digital belum tentu merupakan transformasi.
Begitu pula mengganti spreadsheet dengan sistem yang masih mengharuskan informasi yang sama dimasukkan tiga kali.
Sebuah proses bisa sepenuhnya digital, tetapi tetap terlalu rumit.
Pertanyaan yang penting bukan:
“Bisakah kita mengotomatisasi ini?”
Melainkan:
“Apakah proses ini memang seharusnya berjalan seperti ini sejak awal?”
Mengapa perusahaan mengulang proses lama dalam sistem baru
Seperti dibahas dalam mengapa implementasi ERP dapat gagal meskipun perangkat lunaknya mampu memenuhi kebutuhan, implementasi ERP sering mengungkap kenyataan yang tidak nyaman: perusahaan terkadang meminta sistem baru untuk mengulang proses yang dibuat bertahun-tahun lalu dengan alasan yang sudah tidak diingat siapa pun.
Sebuah persetujuan mungkin ada karena dahulu memang diperlukan.
Sebuah spreadsheet mungkin ada karena sistem lama tidak dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan.
Rekonsiliasi manual mungkin ada karena dua sistem tidak dapat saling berkomunikasi.
Seiring waktu, solusi sementara tersebut menjadi “cara kita bekerja”.
Ketika ERP baru diterapkan, kebiasaan itu dapat tanpa sengaja dianggap sebagai kebutuhan bisnis.
Begitulah sebuah organisasi akhirnya memiliki sistem baru yang menjalankan proses lama.
Di Mana Proses Bisnis Menjadi Rumit
Kerumitan proses jarang berasal dari satu keputusan besar.
Biasanya, kerumitan tersebut menumpuk seiring waktu.
Terlalu banyak lapisan persetujuan
Lebih banyak persetujuan tidak otomatis berarti pengendalian yang lebih baik.
Terkadang, persetujuan hanya menambah waktu tunggu.
Pertanyaannya adalah apakah setiap persetujuan memberikan nilai bisnis, pengendalian risiko, atau akuntabilitas yang nyata.
Input data berulang
Jika informasi pelanggan, produk, pesanan, atau transaksi yang sama harus dimasukkan berkali-kali, proses tersebut menciptakan pekerjaan yang tidak perlu—sekaligus menambah peluang terjadinya kesalahan.
Rekonsiliasi manual
Ketika karyawan rutin membandingkan informasi antar-spreadsheet, sistem, atau laporan, masalahnya belum tentu ada pada karyawannya.
Proses atau susunan sistem yang digunakan mungkin justru menciptakan kebutuhan rekonsiliasi tersebut sejak awal.
Ketergantungan pada spreadsheet
Spreadsheet bukan alat yang buruk.
Sering kali, spreadsheet sangat berguna.
Masalah muncul ketika proses operasional yang penting bergantung pada spreadsheet karena proses atau sistem utama belum menyediakan cara kerja yang andal.
Kepemilikan proses yang tidak jelas
Sebuah proses dapat melibatkan Penjualan, Operasional, Gudang, Pembelian, dan Keuangan tanpa ada pihak yang jelas bertanggung jawab atas keseluruhan proses dari awal hingga akhir.
Ketika terjadi masalah, setiap orang bertanggung jawab atas sebagian proses—tetapi tidak ada yang bertanggung jawab atas hasil akhirnya.
Sistem yang tidak saling terhubung
Ketika informasi harus dipindahkan secara manual antar-sistem, karyawan menjadi penghubung antarsistem tersebut.
Cara ini mungkin masih berjalan pada skala kecil.
Namun, pengelolaannya semakin sulit ketika bisnis berkembang.
Sederhanakan Sebelum Mengotomatisasi
Pendekatan praktis untuk memperbaiki proses adalah mengajukan lima pertanyaan sebelum memilih otomasi.
1. Hilangkan (Eliminate)
Apakah langkah ini perlu ada?
Hilangkan aktivitas yang tidak memberikan nilai, pengendalian, atau informasi yang berarti.
Tidak setiap langkah lama harus dipertahankan hanya karena selalu dilakukan.
2. Sederhanakan (Simplify)
Bisakah langkah ini dibuat lebih mudah?
Kurangi formulir, perpindahan tanggung jawab, persetujuan, perhitungan, atau aktivitas berulang yang tidak diperlukan.
Proses yang lebih sederhana biasanya lebih mudah diajarkan, dikelola, diukur, dan diotomatisasi.
3. Standarkan (Standardize)
Apakah proses ini seharusnya berjalan dengan cara yang sama di berbagai tim atau cabang?
Beberapa perbedaan memang diperlukan.
Perbedaan lainnya hanya ada karena tiap tim mengembangkan kebiasaan yang berbeda.
Menstandarkan bagian proses yang tepat dapat meningkatkan konsistensi tanpa menghilangkan pengecualian bisnis yang memang diperlukan.
4. Integrasikan (Integrate)
Bisakah sistem saling bertukar informasi secara otomatis?
Setelah prosesnya jelas, perhatikan bagaimana informasi seharusnya mengalir.
Tujuannya adalah mengurangi input ulang yang tidak perlu dan menciptakan aliran informasi yang lebih andal antar-fungsi bisnis.
5. Otomatiskan (Automate)
Baru sekarang: apa yang sebaiknya ditangani teknologi?
Otomasi menjadi efektif ketika diterapkan pada proses yang sudah masuk akal.
Otomasi dapat mengurangi pekerjaan berulang, meningkatkan konsistensi, mempercepat persetujuan, dan memberi karyawan lebih banyak waktu untuk mengambil keputusan yang benar-benar membutuhkan pertimbangan manusia.
Inilah perbedaan antara mengotomatisasi proses dan mengotomatisasi masalah.
Jangan Samakan Kebiasaan Lama dengan Kebutuhan Bisnis
Salah satu pertanyaan terpenting dalam perbaikan proses ternyata sangat sederhana:
Mengapa kita melakukannya dengan cara ini?
Perhatikan dua jawaban yang sering muncul:
“Kami selalu menyetujuinya dengan cara ini.”
Jawaban itu belum tentu berarti:
“Bisnis memang membutuhkan persetujuan ini.”
Atau:
“Kami membutuhkan spreadsheet ini.”
Yang sebenarnya dimaksud mungkin:
“Sistem kami saat ini tidak memberikan informasi yang kami butuhkan.”
Perbedaan ini penting.
Kebutuhan bisnis menjelaskan apa yang benar-benar diperlukan oleh bisnis.
Kebiasaan lama menjelaskan bagaimana bisnis selama ini berusaha memenuhinya.
Keduanya tidak selalu sama.
Hal ini sangat penting selama implementasi ERP. Tim implementasi perlu memahami proses yang berjalan saat ini, tetapi bukan berarti setiap bagiannya harus otomatis menjadi rancangan proses masa depan.
Transformasi yang baik mempertanyakan:
Apa yang perlu kita pertahankan? Apa yang perlu kita ubah? Apa yang perlu kita hilangkan?
Manfaat yang Dapat Dihasilkan Penyederhanaan Proses Bisnis
Penyederhanaan bukan sekadar membuat proses terlihat lebih rapi dalam diagram.
Penyederhanaan seharusnya menghasilkan manfaat bisnis yang terukur.
Proses yang dirancang dengan baik dapat membantu menghasilkan:
- Lebih sedikit langkah manual
- Pengambilan keputusan yang lebih cepat
- Visibilitas yang lebih baik
- Lebih sedikit peluang terjadinya kesalahan
- Akuntabilitas yang lebih jelas
- Berkurangnya ketergantungan pada solusi sementara individual
- Pemanfaatan ERP dan otomasi yang lebih baik
- Fondasi yang lebih kuat untuk pertumbuhan ke depan
Penelitian di Indonesia juga mengidentifikasi peluang perbaikan proses terkait ERP melalui pendekatan seperti menyederhanakan dokumen, menjalankan aktivitas yang sesuai secara paralel, serta mengotomatisasi verifikasi dan validasi.
Tujuannya bukan mengotomatisasi semuanya.
Tujuannya adalah menciptakan proses yang membuat otomasi benar-benar masuk akal.
Dari Kerumitan Proses Menuju Kejelasan Bisnis
Implementasi teknologi terbaik sekalipun tidak dapat terus-menerus menutupi proses bisnis yang tidak dipahami siapa pun.
Sebelum memilih apa yang akan diotomatisasi, pahami bagaimana pekerjaan benar-benar dilakukan.
Sebelum mengonfigurasi ERP, tentukan bagaimana bisnis seharusnya beroperasi.
Sebelum menambahkan sistem baru, tanyakan apakah proses yang ada dapat disederhanakan.
Dan sebelum mempertahankan sebuah pengecualian, tanyakan mengapa pengecualian itu ada.
Di sinilah penyederhanaan proses bisnis menjadi lebih dari sekadar upaya efisiensi.
Penyederhanaan menjadi fondasi transformasi bisnis.
Pahami → Sederhanakan → Wujudkan → Berdayakan
Pahami bisnis dan bagaimana pekerjaan benar-benar dilakukan.
Sederhanakan hal yang tidak perlu dibuat rumit.
Wujudkan perbaikan praktis yang benar-benar dapat digunakan oleh orang-orang di dalam bisnis.
Kemudian, berdayakan bisnis dengan teknologi.
Karena tujuan ERP bukan membuat proses yang rumit menjadi digital.
Tujuannya adalah membantu bisnis bekerja lebih baik.